CMS-systemen zijn door de jaren heen behoorlijk gebruiksvriendelijk geworden. Gevolg is dat daardoor het beheer van de website vaker intern wordt weggezet en minder uitbesteed aan een (externe) specialist. Tutorials, hand-outs: in de regel kan vrijwel iedereen elke aanpassing zelfstandig doorvoeren, soms zonder enige technische kennis. Deze vrijheid brengt echter ook risico’s met zich mee. Hoe zorg je nou voor een goede balans tussen vrijheid en beperking?
Bepaal eerst waar je controle over wilt hebben
Je wil zelfstandig of intern de website up-to-date houden? Dan is de eerste stap het maken van een lijst van de website onderdelen waar jij controle over wil hebben. Moeten er bijvoorbeeld regelmatig nieuwe pagina’s met betaal- en aanmeldfuncties aangemaakt worden? Of werk je veel met afbeeldingen of video’s die je wilt publiceren op een projectpagina? Maak een overzicht van alle functies waar jij controle over wilt hebben. Op die manier kun je heel gestructureerd bepalen welke vrijheid je wilt hebben en welke niet. Om overzicht te houden is het aan te raden om de volgende structuur aan te houden: beeld, tekst, call-to-actions en formulieren. Onder deze vier basiselementen kun je dan eenvoudiger en sneller aangeven waar jij controle over wilt hebben.
Wat is het kennisniveau in jouw organisatie?
Je weet inmiddels welke informatie je ‘bewerkbaar’ wilt kunnen maken. Maar wie gaat het doen? En is de capaciteit er ook voor? Het kennisniveau verschilt enorm per marketingmedewerker. De één weet eenvoudig zijn of haar weg te vinden in WordPress, maar schiet vervolgens in de stress als er in de code gewerkt moet worden. Zorg er dus voor dat je inzichtelijk krijgt wat jij al zelf kunt (laten) doen in de website onderdelen waar jij controle over wilt hebben. Op die manier blijven alleen de onderdelen over, waarvan je de vrijheden moet inperken. Heeft jouw personeel bijvoorbeeld geen ervaring met HTML? Dan is het aan te raden iedere mogelijkheid of aanleiding om in de code te werken af te schermen.
Het vinden van de juiste balans
Bij Twinsense willen we dat ieder dashboard zoveel mogelijk is afgestemd op de gewenste controle en het kennisniveau in de organisatie. In het geval van een WordPress-website implementeren we de tool ‘Flexible Content’. Met deze tool kunnen we de balans tussen vrijheid en beperking volledig op maat maken. We maken zichtbaar waar klanten controle willen hebben en we maken de elementen onzichtbaar waar alleen wij als webbouwers in kunnen werken. Bij uitgebreide of complexe websites loont het bijvoorbeeld om specifieke invoervelden overzichtelijk bij elkaar te houden. Op die manier hoeft de klant niet bang te zijn om iets ‘kapot’ te maken. En ook voor ons als webbouwers geeft dat – zeker bij de ontwikkeling van een nieuwe website – voldoende vertrouwen om het eindproduct op te leveren.
Aanpassen wat nodig is met Markdown
Een andere manier om de balans tussen vrijheden en beperkingen te bewaken – en die we ook zeker aanbevelen (!) – is het integreren van Markdown. Dit is hoe het werkt: in veel CMS-systemen worden de programmeertalen HTML en CSS standaard ondersteund én zijn deze zichtbaar voor iedere gebruiker. De verleiding om te ‘spelen’ in de code – en dus de content die je wilt laten zien – is daardoor extra groot. Gevolg is dan vaak dat er (per ongeluk) essentiële onderdelen worden aangepast in de code. Het resultaat: een onomkeerbare situatie die alleen een webbouwer nog kan oplossen.
Markdown is een tool die ervoor zorgt dat alleen de content is aan te passen die van belang is voor de marketingmedewerker, webredacteur of voor jezelf. Denk daarbij aan het vetgedrukt maken, het bepalen van de grootte van de alineatitels of het maken van een opsomming. Zijroutes naar de standaard editor worden daarmee afgekapt. Voordeel hiervan is dat eventuele extra herstelkosten in de toekomst worden voorkomen.
‘Take back control’
Werkt jouw organisatie momenteel met een CMS-systeem waarin je te veel vrijheid hebt? Of loopt jouw team al regelmatig tegen die vrijheden aan? Samen met jou kunnen we bekijken wat jouw organisatie wel én juist niet nodig heeft. Wij passen jouw dashboard vervolgens helemaal aan naar de behoefte van het marketingteam of die van jezelf. Zo borg je de uitstraling naar potentiële klanten en voorkom je onnodige extra beheerkosten die de continuïteit van jouw organisatie beschadigen.